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Elektronische Rechnung - Überblick über die Änderungen durch das Abgabeänderungsgesetz 2012

Übersicht neue Verordnung und Richtlinien vom BMF

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug eines Unternehmers ist grundsätzlich, dass er von einem anderen Unternehmer

  • eine Lieferung oder sonstige Leistung im Inland für sein Unternehmen bezieht und
  • der Steuerbetrag in einer Rechnung iSd § 11 UStG 1994 an ihn gesondert ausgewiesen ist.

Für Umsätze ab 1.1.2013 gilt folgende wesentliche Erleichterung für die elektronische Rechnungslegung

Der leistende Unternehmer darf eine Rechnung iSd § 11 UStG 1994 auch elektronisch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung an einen anderen Unternehmer als übermitteln. Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (zB als PDF- und xml-Datei) oder als Papier- und elektronische Rechnung ist jedenfalls ein Hinweis darauf in der Rechnung aufzunehmen, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind ( vgl § 11 Abs. 1 und Abs. 1a UStG 1994 idF AbgÄG 2012, BGBl. I Nr. 112/2012). Dies haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.

  • Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers.
  • Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG 1994 erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (zB Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.
  • Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Hinsichtlich jener Verfahren bzw. Technologien, bei denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts jedenfalls gewährleistet sind, siehe § 1 der E-Rechnung-UStV die in Kürze veröffentlicht wird.

So kann dies im Rahmen eines innerbetriebliches Steuerungsverfahrens z.B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Allerdings muss ein verlässlicher Prüfpfad es ermöglichen, die Verbindung zwischen der jeweiligen elektronischen Rechnung und dem dieser zugrunde liegenden Umsatz (Lieferung oder Dienstleistung) nachvollziehbar herzustellen und so zu überprüfen, ob der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.

Weiters können die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts z.B. auch durch eine qualifizierte elektronische Signatur iSd Signaturgesetzes oder mittels elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) gewährleistet werden. Die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung im Rahmen des EDI-Verfahrens ist nicht erforderlich, aber zulässig, wenn auf den Umstand, dass es sich um eine bloße Zusammenfassung bereits abgerechneter Umsätze und keine Rechnungsneuausstellung handelt, hingewiesen wird.

Auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur iSd Signaturgesetzes genügt, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt.

Die in der E-Rechnung-UStV vorgesehene Übermittlung einer elektronischen Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist allerdings derzeit nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

Die Abrechnung mittels elektronischer Gutschrift ist grundsätzlich zulässig, soweit sie die die Anforderungen des § 1 der der E-Rechnung-UStV erfüllt. So kann der Leistungsempfänger die Gutschrift beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine elektronische Gutschrift muss als solche bezeichnet werden (§ 11 Abs. 8 Z 3 UStG 1994).

Aufbewahrungspflicht

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 11 Abs. 2, § 18 Abs. 10 UStG 1994) durch den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger gewährleistet werden. Gemäß § 132 Abs. 2 letzter Satz BAO ist eine urschriftgetreue Wiedergabe elektronischer Rechnungen nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der elektronischen Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die elektronischen Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Wurde die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Andere Aufbewahrungspflichten außerhalb des UStG 1994 bleiben unberührt.

Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der unternehmerische Leistungsempfänger haben auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufzubewahren ( zB elektronische Signatur, Signaturprüfprotokoll und Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren; innerbetriebliches Steuerungsverfahren).

Quelle: bmf.gv.at

Weiterführende Links:

E-Rechnung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012
Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 1564c ff
Standpunkt Arge Daten

Elektronische Rechnung im Wandel

Elektronische Rechnung im Wandel

Die elektronische Rechnung ist in Österreich seit 2004 zulässig. Bis heute nutzen ca. 13.000 Unternehmen diese Möglichkeit und versenden ca. 300 Millionen Rechnungen pro Jahr. Damit sparen Sie insgesamt ca. 600 Millionen EURO pro Jahr gegenüber dem Versand auf dem Postweg. Um die elektronischen Dokumente zu schützen, werden automatisiert fortgeschrittene Signaturen angebracht, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes zuverlässig sicherstellen. Leider hat sich die elektronische Rechnung nicht in allen EU Mitgliedsstaaten so gut wie in Österreich durchgesetzt. Grund dafür waren übertriebene Anforderungen an die Signatur (Qualifizierte Signatur). Qualifizierte Signaturen dürfen nur händisch, für jedes Dokument einzeln angebracht werden. Dafür benötigt man ein externes Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Bei jedem einzelnen Signaturvorgang muss dann die geheime PIN am Kartenlesegerät eingegeben werden. Der Aufwand ist deswegen so hoch, weil die qualifizierte Signatur vom Gesetz her der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Damit die Länder, in denen diese für Rechnungen absolut ungeeignete Methode vorgeschrieben wurde, auch in den Genuss des Wettbewerbsvorteils von Staaten wie Österreich kommen können, hat die Europäische Kommission im Jahr 2011 eine Änderung der Umsatzsteuerrichtlinie ausgearbeitet, die eine Harmonisierung in diesem Bereich als Ziel hatte. Dabei sollten Hemmnisse, wie z.B.: die qualifizierte Signatur aus dem Weg geräumt werden und die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt werden, die man ja bekanntlich auch nicht eigenhändig unterzeichnen muss. Die Europäische Richtlinie schreibt drei wesentliche Punkte vor, die sowohl vom Rechnungsersteller, als auch vom Rechnungsempfänger sichergestellt werden müssen, unabhängig, ob die Rechnung in Papierform oder elektronisch vorliegt:

  • Echtheit der Herkunft
    Hier geht es darum, die Identität des Rechnungserstellers sicherzustellen
  • Unversehrtheit des Inhaltes
    Hier geht es darum, dass der im UST Gesetz vorgeschriebene Rechnungsinhalt nicht verändert wurde (Rechnungsmerkmale §11.3 UstG)
  • Lesbarkeit
    Hier geht es darum, dass die Rechnungsdaten für Menschen lesbar sein müssen (eine XML Rechnung ist dafür z.B. nicht geeignet)

Jeder Unternehmer legt selbst fest, wie er diese drei Punkte vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sicherstellt.

Umsetzung in Österreich:

Beim Begriff der elektronischen Rechnung wurde das Format (pdf, txt, xml, TIFF, u.a.) der Rechnungsdatei von der Art der Übertragung (E-Mail, Download, u. a.) entkoppelt. Sie können also unabhängig voneinander frei gewählt werden. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Faxrechnungen gelten jetzt als elektronische Rechnung. folgende Möglichkeiten für die Einhaltung der drei Kriterien (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit) stehen zur Verfügung:

  • Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
  • Qualifizierte Signatur
  • Unternehmensserviceportal oder PEPPOL (betrifft nur Lieferanten an den Bund ab 2014)
  • EDI Verfahren

Das Innerbetriebliche Steuerungsverfahren:

Es handelt sich dabei um ein Kontrollverfahren bei dem der Rechnungsempfänger manuell oder automatisiert die Echtheit und die Unversehrtheit der Vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale durch Abgleich mit seinen Unterlagen (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, andere Belege) sicherstellt. Der Gesetzgeber empfiehlt aber jedem Unternehmer hier auch alle anderen Daten, die in der Rechnung enthalten sind (z.B.: Bankdaten des Lieferanten) im eigenen Interesse zu prüfen. Die Gefahr liegt darin, dass ein Dritter die Rechnung am Übertragungsweg verändert (z.B.: die Kontonummer manipuliert). Bei Rechnungen, die per Post versendet werden ist diese Art des Betruges ein großer Aufwand und daher eher uninteressant. Bei ungeschützten elektronischen Rechnungen kann dieser Vorgang aber mit entsprechenden Proxys automatisiert werden. Um die Prüfung zu vereinfachen und eine etwaige Manipulation schon im Vorfeld auszuschließen, werden wohl auch in Zukunft fortgeschrittene Signaturen zur Sicherstellung der Echtheit und der Unversehrtheit weiterhin im großen Stil zum Einsatz kommen.

Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren in Kombination mit fortgeschrittener Signatur stellt sich im Endeffekt als die beste Lösung heraus, um bei geringsten Kosten und geringstem Aufwand die Echtheit und Unversehrtheit zu gewehrleisten. Diese kann auch bei unsignierten Rechnungen als Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit vom Rechnungsempfänger angebracht werden.


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