Situation

Die meisten Unternehmen verwenden für die Unterstützung ihrer kaufmännischen Geschäfts­prozesse ein ERP System wie z.B. SAP. Um das volle Potential elektronischer Rechnungs­legung mit der Produktpalette von it20one zu nutzen, ist eine Integration von ERP und Signatursoftware erforderlich.

Mit der Entwicklung des Karos Signatur und Dokumentenhandlers für ERP (Karos SDHE) schließen Karos Consulting und it20one gemeinsam diese Lücke.

Funktionalitäten im Bereich ausgehender Rechnungen

• Direkte Übergabe der zu signierenden Rechnungen von SAP an den it20one FileSigner
• Automatischer Versand der signierten Rechnungen mit dem it20one FileSender
• Automatische Archivierung der signierten Dokumente in jedem Archiv, das die SAP ArchiveLink Schnittstelle unterstützt
• Direkte Anzeige der signierten Dokumente aus SAP
• Überwachung und Steuerung des gesamten Prozesses von Signatur, Versand bis Archivierung aus einem zentralen Cockpit in SAP
• Ausnahmebehandlung direkt aus dem zentralen Cockpit

Funktionalitäten im Bereich eingehender Rechnungen

• Automatischer Empfang und Signaturprüfung eingehender Dokumente
• Optional Weiterleitung an ein Document Capturing System wie Kofax Transformation Modules zum automatisierten Auslesen der Dokumentendaten
• Automatische Archivierung eingehender Dokumente einschließlich der signierten Prüfberichte aus dem it20one FileInspector
• Weiterleitung von Dokumenten mit gültiger Signatur zur Verbuchung an den SAP Business Workflow
• Ausnahmebehandlung zentral aus dem Monitoring Cockpit
• Statusüberwachung eingehender Dokumente vom Eingang über die Verbuchung bis zur Archivierung aus einem zentralen Cockpit in SAP

Nutzen

• Die Kostenvorteile elektronischer Rechnungslegung können im ERP Umfeld voll genutzt werden
• Vollautomatische Lösung erfordert keinen manuellen Eingriff
• Günstiges Monitoring durch zentrales Cockpit
• Durch das zentrale Monitoring werden Fehler sofort erkannt, es kommt zu keinen Verzögerungen im Prozessablauf
• Reduktion des manuellen Aufwandes bei eingehenden Rechnungen
• In Verbindung mit einer OCR Lösung Reduktion des Aufwandes für Datenerfassung

Technologie

Karos SDHE setzt auf der standardisierten SAP ArchiveLink Schnittstelle auf. Das Kernprodukt ist plattformunabhängig in Java entwickelt. Für das Monitoring stehen vorkonfigurierte ABAP Lösungen zur Verfügung.